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Confidentialité

Dernière mise à jour le 28 septembre 2023

La présente politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») décrit la façon dont Great-West Lifeco Inc. (« Great-West Lifeco », « nous », « notre » et « nos ») traite les renseignements personnels lorsque vous consultez notre site Web, au moyen de la propriété de nos titres et d’opérations portant sur ceux-ci, ainsi que dans le cadre d’autres interactions qui vous concernent. Nous pouvons modifier cette politique à l’occasion. Les mises à jour prennent effet à la date indiquée dans la présente politique.

Les renseignements personnels sont des informations qui, seules ou combinées à d’autres, permettent d’identifier une personne. Ils comprennent par exemple le nom et l’adresse, ainsi que d’autres informations personnelles de nature plus délicate, comme des identifiants délivrés par le gouvernement et des renseignements sur les comptes financiers.

Votre consentement

Au besoin, nous demanderons votre consentement pour la collecte de vos renseignements personnels. Nous pouvons obtenir votre consentement verbalement ou par écrit, sur papier ou par voie électronique.

En donnant votre consentement, vous autorisez Great-West Lifeco à recueillir, à utiliser et à communiquer vos renseignements personnels aux fins établies dans la présente politique, à toute autre fin que vous avez acceptée, ou tel qu’il est exigé ou permis par la loi. Votre consentement est valide jusqu’à ce que vous le retiriez.

Vous pouvez retirer votre consentement à des fins précises. Veuillez consulter la section « Vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels et comment les gérer » ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements.

Apprenez-en plus sur ce qui suit :

Comment nous collectons et protégeons les renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous tout au long de notre relation avec vous. Par exemple, nous pouvons recueillir des renseignements personnels au moyen de demandes papier ou électroniques et d’autres formulaires remplis par vous-même ou une personne que vous avez autorisée, par téléphone, par courriel ou au moyen de témoins sur notre site Web. Pour en savoir plus sur notre utilisation des témoins et des technologies similaires, veuillez consulter notre politique sur les témoins.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, comme notre agent des transferts d’actions, nos sociétés affiliées, nos filiales, nos prestataires de services et d’autres tiers.

Nous recueillerons seulement les renseignements dont nous avons besoin

Lorsque nous recueillons vos renseignements personnels, nous vous dirons pourquoi nous en avons besoin. Nous ne recueillons des renseignements personnels que lorsque cela est nécessaire, aux fins déterminées.

Nous créerons un dossier sécurisé et confidentiel contenant vos renseignements personnels, notamment ceux de nature délicate.

Types de renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet

Selon le produit, le service ou le lien, nous pouvons recueillir les types de renseignements suivants. Nous avons inclus certaines catégories et des exemples de renseignements personnels que nous recueillons :

  • Renseignements d’identification – nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, date de naissance, numéro d’assurance sociale (NAS), numéro de sécurité sociale ou autre numéro d’identification fiscale, renseignements sur d’autres identifiants émis par le gouvernement, genre, citoyenneté et état matrimonial
  • Renseignements financiers et renseignements sur les actions – renseignements bancaires et renseignements sur les actions détenues
  • Renseignements sur l’emploi et renseignements professionnels – titre et lieu de travail, coordonnées au travail, antécédents professionnels, compétences, associations et titres professionnels
  • Utilisation de notre site Web – renseignements recueillis au moyen de témoins, préférences de navigation, adresse IP Pour plus de précisions, consultez notre politique sur les témoins.

Certains des renseignements que nous recueillons pourraient contenir des renseignements personnels de nature délicate à votre sujet.

Durée de conservation de vos renseignements

Nous ne conserverons vos renseignements que pendant la période où nous en aurons besoin ou conformément à nos politiques et/ou aux lois applicables. S’il y a lieu, nous pouvons rendre anonymes les renseignements personnels afin de les protéger, et réduire au minimum la quantité de renseignements personnels que nous conservons.

Protection des renseignements personnels

Great-West Lifeco applique des mesures de protection des renseignements personnels. Nous avons mis en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels qui sont appropriées en fonction de la sensibilité des renseignements.

Great-West Lifeco limite l’accès aux renseignements personnels aux personnes suivantes :

  • Employés de Great-West Lifeco et de ses filiales et sociétés affiliées ou entrepreneurs autorisés qui ont besoin d’accéder à vos renseignements pour faire leur travail
  • Autres personnes que vous avez autorisées (p. ex. mandataire, autre représentant ou agent personnel)
  • Prestataires de services

Il est important que tous nos employés et entrepreneurs protègent les renseignements personnels dont ils ont besoin pour faire leur travail. Pour ce faire, nous leur offrons une formation annuelle sur la sécurité des renseignements personnels, la vie privée et le code de conduite expliquant l’importance de la protection des renseignements personnels.

Responsabilité à l’égard de la protection des renseignements personnels

Nous prenons la protection des renseignements personnels au sérieux. Nous utilisons des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Toutes les personnes qui travaillent à Great-West Lifeco, ainsi que les personnes et les entreprises qui agissent en notre nom, sont responsables de la protection des renseignements personnels.

Notre chef de la protection des renseignements personnels supervise la conformité à la présente politique.

Comment nous utilisons les renseignements personnels

Les renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes :

  • Confirmer votre identité.
  • Communiquer avec vous, par exemple répondre aux demandes que vous soumettez au moyen de notre formulaire Communiquez avec nous, envoyer des communications sur le porteur de titres et envoyer des mises à jour lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des alertes par courriel.
  • Administrer la détention de vos titres et les transactions connexes, y compris le versement de dividendes.
  • Nous aider à fournir, à analyser et à optimiser nos processus opérationnels.
  • Nous aider à prendre des décisions, notamment sur l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA).
  • Améliorer votre expérience en fournissant des renseignements pertinents et des mises à jour, y compris des renseignements sur les réunions d’actionnaires et les appels sur les résultats.
  • Optimiser notre site Web.
  • Fournir du contenu personnalisé et interactif. Pour en savoir plus sur le fonctionnement, consultez notre politique sur les témoins.
  • Évaluer, préparer, effectuer ou faciliter autrement une réorganisation, une fusion, une acquisition, une vente ou une restructuration d’entreprises que nous, nos filiales ou nos sociétés affiliées décidons de conclure.
  • Tenir des dossiers, y compris utiliser votre NAS aux fins de la déclaration d’impôt.
  • Respecter nos obligations juridiques, notamment :
    • prévenir les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité;
    • répondre aux demandes de transmission de vos renseignements aux organismes d’application de la loi, aux tribunaux et/ou à d’autres autorités au Canada et à l’étranger;
    • nous conformer aux exigences fiscales.

Situation où nous communiquons des renseignements personnels

Nous ne communiquons vos renseignements qu’aux personnes qui en ont besoin pour administrer votre détention de titres et les transactions connexes, et pour vous fournir des renseignements sur les services auxquels vous avez déjà recours, que vous avez demandés ou qui pourraient vous être offerts. Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes avec votre consentement ou de toute autre façon permise.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à nos prestataires de services, notamment les suivants :

  • Les agents de transfert de titres, y compris ComputershareOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre
  • Les prestataires de technologie
  • Les Affaires juridiques
  • Les services d’impression et de courrier
  • Les entreprises d’entreposage de dossiers
  • Les prestataires de services et de plateformes d’événements

Il est également possible que nous communiquions des renseignements personnels pour :

  • Vos agents autorisés
  • Les compagnies d’assurance ou de réassurance
  • Les institutions financières
  • Les ministères et organismes gouvernementaux
  • Les acheteurs ou les autres parties intéressées concernant la vente de nos actifs commerciaux dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’une vente, d’une restructuration ou d’une opération similaire
  • Les prestataires de services d’urgence visant à protéger la santé et la sécurité
  • Les organismes d’application de la loi, les organismes de réglementation, les tribunaux et/ou les autres autorités au Canada et à l’étranger dans le but de respecter les lois applicables, de prévenir ou de contrer les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité
  • D’autres organisations, selon les exigences ou les autorisations de la loi

Comment nos prestataires de services protègent les renseignements personnels

Les prestataires de services ne peuvent recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu’aux fins que nous autorisons.

Nous veillons à ce que nos prestataires de services agissent d’une manière conforme à la présente politique et aux lois applicables. Ils doivent s’engager par contrat à respecter nos normes raisonnables en matière de protection et de confidentialité des renseignements personnels, y compris la protection de leurs systèmes contre tout accès non autorisé et l’application des normes de sécurité qui égalent ou dépassent les nôtres.

Divulgation des renseignements personnels à l’extérieur du Canada

Des renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada dans le cadre des activités quotidiennes, auquel cas vos renseignements peuvent être assujettis aux lois de l’autre territoire, y compris toute loi qui permet ou exige la communication de ces renseignements aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux et aux organismes d’application de la loi de ce territoire.

Vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels et comment les gérer

En ce qui concerne vos renseignements personnels à Great-West Lifeco, vous disposez des droits suivants :

  • Le droit d’accéder à vos renseignements personnels
  • Le droit de corriger vos renseignements personnels s’ils sont inexacts ou incomplets
  • Le droit de supprimer vos renseignements personnels
  • Le droit de modifier votre consentement
  • Le droit de nous poser des questions sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels
  • Le droit de nous interroger sur toute décision que nous avons prise au moyen du traitement automatisé Vous pouvez notamment soumettre vos commentaires sur le processus décisionnel en communiquant avec nous.

Vous pouvez exercer vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels en écrivant à Great-West Lifeco ou en soumettant un formulaire Communiquez avec nous, comme il est indiqué au bas de la présente politique. Vous pouvez également retirer ou modifier votre consentement à recevoir des courriels en vous désabonnant des messages que vous recevez de Great-West Lifeco.

Nous pourrions ne pas pouvoir donner suite à votre demande relative à la protection des renseignements personnels, sous réserve de certaines restrictions ou lois. Si cela se produit, nous vous en avertirons le plus rapidement possible.

Si vous retirez votre consentement, il peut arriver que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains services que vous avez demandés. Dans certaines situations, nous pouvons tout de même conserver vos renseignements personnels afin de nous acquitter de nos obligations juridiques ou réglementaires, d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits ou revendications de nature juridique et à d’autres fins légitimes.

Veuillez noter que même si vous avez choisi de ne pas recevoir certaines informations ou mises à jour, vous continuerez de recevoir des renseignements sur vos titres. Vous pouvez également trouver de l’information et des offres sur d’autres produits et services dans notre site Web.

Utilisation de vos renseignements personnels aux fins d’analyse des données

Nous utilisons des technologies de données et d’analyse, comme l’IA, pour améliorer nos activités commerciales et nos offres. Ces technologies nous aident par exemple à repérer et à automatiser les tâches répétitives, à optimiser la gestion de notre flux de travail, à personnaliser nos communications et à protéger nos activités contre la fraude et la criminalité financière.

L’utilisation de ces technologies suppose l’analyse de quantités importantes de renseignements, notamment des renseignements personnels. Lorsque nous utilisons vos renseignements personnels à cette fin, nous en supprimons, dans la mesure du possible, des parties, comme vos coordonnées, afin qu’il ne soit pas possible de vous identifier. Nous traiterons toujours vos renseignements personnels avec respect.

Vous avez des préoccupations, des questions ou des demandes?

Veuillez acheminer toute question, demande de renseignements ou requête concernant la protection des renseignements personnels au chef de la protection des renseignements personnels de Great-West Lifeco.

Great-West Lifeco Inc.
100 rue Osborne Nord
Winnipeg MB  R3C 1V3
À l’attention de : chef de la protection des renseignements personnels
Communiquez avec nous par courriel